Was die Website Ihres Treuhandbüros zeigen muss, damit KMU Ihnen ein Mandat anvertrauen

Vertrauen beginnt bei den Menschen

Wer eine Treuhand beauftragt, übergibt Belege, Zahlen und oft Löhne. Besucher Ihrer Seite fragen sich deshalb: Wer sind diese Leute? Sind sie für einen Betrieb wie meinen zuständig? Sind meine Daten bei ihnen sicher?

Die Seite beantwortet das mit Konkretem:

• Echte Fotos der Menschen mit Namen und Funktion.
• Adresse und Telefon, ohne Versteckspiel.
• Qualifikationen und Mitgliedschaften nur, wenn sie wirklich vorhanden sind, mit Angabe der ausstellenden Stelle.
• Eine feste Ansprechperson für neue Mandate.

Floskeln wie «Ihr kompetenter Partner» sagen nichts, weil jedes Büro sie schreiben könnte. Ersetzen Sie sie durch eine Aussage, die nur auf Sie zutrifft, etwa: «Wir führen die Buchhaltung von Handwerksbetrieben und Praxen in der Region Luzern.» Weitere Hinweise stehen im Beitrag Vertrauen auf der Website.

Referenzen sind in dieser Branche heikel, denn Mandate sind vertraulich. Nennen Sie Kundenstimmen nur mit ausdrücklicher Erlaubnis. Ohne Erlaubnis beschreiben Sie die Zusammenarbeit anonym, nach dem Muster «Branche, Kanton, Art der Zusammenarbeit».

Spezialisierung benennen

Wer «alles für alle» schreibt, bleibt austauschbar. Wer sagt, für wen er arbeitet, wird von dieser Gruppe sofort verstanden. «Buchhaltung, Lohn und Mehrwertsteuer für Handwerksbetriebe» ist eine klarere Ansage als «umfassende Treuhanddienstleistungen».

Praktisch heisst das:

• Eine Seite je Kernleistung, etwa Buchhaltung, Lohnwesen, Mehrwertsteuer, Steuern, Gründung oder Nachfolge.
• Optional eine Seite je Zielgruppe, zum Beispiel Handwerk, Praxen, Gastro oder Selbstständige.
• Ein Abschnitt dazu, was Sie nicht anbieten. Das erspart beiden Seiten ein Gespräch ohne Ergebnis.

Wie gut eine Seite gefunden wird, lässt sich nicht zusagen. Eine Seite je Thema gibt aber Lesern und Suchmaschinen einen klaren Anhaltspunkt, worum es dort geht. Jemand, der «Lohnbuchhaltung auslagern» eintippt, trifft dann auf eine Seite zu genau diesem Thema.

Die Mandatsanfrage

Die Anfrage soll ein Erstgespräch auslösen und noch keine Unterlagen einsammeln. Das Formular fragt nach Name, Firma, E-Mail, Telefon, dem Anliegen (Auswahl: Buchhaltung, Lohn, Steuern, Gründung, Nachfolge, anderes), dem gewünschten Start und einem Freitext. Es fragt nicht nach Zahlen, Belegen, AHV-Nummern oder Bankdaten. Ein Satz darüber sagt: «Bitte senden Sie noch keine Unterlagen.» Mehr zu gut gebauten Formularen im Beitrag Kontaktformular optimieren.

So läuft eine Anfrage ab:

1. Das Formular geht ein, die Absenderin erhält eine Bestätigung.
2. Sie melden sich innerhalb der Frist, die Sie nennen und einhalten können.
3. Im kurzen Erstgespräch klären Sie Umfang, Zeitplan und Erwartungen.
4. Sie schicken die Mandatsvereinbarung mit der Offerte zum Honorar.
5. Der Austausch der Unterlagen läuft über einen sicheren Weg und nie über das Formular.

Ob Sie Honorare auf der Website nennen, entscheiden Sie. Erklären Sie aber, wie das Honorar entsteht, etwa nach Aufwand oder als Pauschale, und wovon es abhängt. Das senkt die Hürde zum ersten Gespräch.

Datensicherheit: zeigen und wirklich haben

Ein Treuhandbüro, dessen Website selbst unsicher wirkt, verliert Vertrauen. Versprechen reichen nicht, die Technik muss stimmen:

• Die Verbindung ist verschlüsselt (https, erkennbar am Schloss im Browser).
• Formulardaten gehen an einen Server, dessen Standort die Datenschutzerklärung nennt.
• Formular und E-Mail sind nicht der Weg für Dokumente. Bieten Sie für Belege einen eigenen, geschützten Austausch an und sagen Sie das auf der Seite.
• Die Website selbst wird aktuell gehalten und die Zugänge sind abgesichert, siehe Website-Sicherheit.
• Die Datenschutzerklärung nennt, welche Daten Sie erheben, wozu, wie lange und an wen sie gehen.

Grundlage ist das neue Datenschutzgesetz (nDSG). Informationen dazu bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Schreiben Sie auf die Seite, was Sie tun, und verzichten Sie auf Wendungen wie «absolut sicher».

Die Sprache Ihrer KMU-Kunden

Inhaber kleiner Betriebe suchen und denken in Alltagsbegriffen: «Buchhaltung auslagern», «Lohnabrechnung», «MWST-Abrechnung», «Jahresabschluss», «Firma gründen». Verwenden Sie diese Wörter in Titeln und Überschriften. Fachbegriffe erklären Sie in einem Satz, zum Beispiel: «Die MWST-Abrechnung ist die regelmässige Abrechnung der Mehrwertsteuer mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung.»

Schreiben Sie in der Sie-Form, in kurzen Sätzen und in der Schweizer Schriftsprache. Die Fragen, die Ihnen Kundinnen und Kunden tatsächlich stellen, eignen sich als Zwischenüberschriften und für den Abschnitt mit häufigen Fragen. Hat Ihre Kundschaft zum Teil eine andere Sprache, etwa Französisch, Italienisch oder Englisch, lohnt sich mindestens eine Kontaktseite in dieser Sprache.

Der nächste Schritt

Edelweiss vermittelt Ihr Vorhaben an eine Agentur, die dazu passt. Für Sie ist das kostenlos, bezahlt werden wir von den Agenturen. Sie können Ihr Vorhaben in sechs Fragen beschreiben. Wollen Sie zuerst einen Blick auf Ihre heutige Seite werfen, hilft der kostenlose Website-Check.

Häufige Fragen

Soll ich Mandanten als Referenzen nennen?

Nur mit deren ausdrücklicher Erlaubnis. Ohne Erlaubnis beschreiben Sie die Zusammenarbeit anonym, mit Branche, Kanton und Art der Betreuung.

Brauche ich ein Kundenportal auf der Website?

Ein Portal für den Austausch von Unterlagen ist ein eigenes System und nicht Teil einer normalen Firmenwebsite. Die Website erklärt den Weg dorthin. Ob sich ein Portal für Sie lohnt, besprechen Sie am besten vor dem Angebot, denn es beeinflusst den Umfang.

Sollen Honorare auf der Website stehen?

Das entscheiden Sie. Hilfreich ist in jedem Fall eine Erklärung, wie das Honorar zustande kommt, etwa nach Aufwand oder pauschal, damit Interessenten wissen, was sie im Gespräch erwartet.

Ist ein Kontaktformular für ein Treuhandbüro sicher genug?

Für die Erstanfrage ja, wenn die Übertragung verschlüsselt ist und das Formular nur wenige Angaben erfragt. Vertrauliche Unterlagen schicken Interessenten über einen eigenen, geschützten Weg und nie über das Formular.