Website-Briefing schreiben, mit Vorlage zum Ausfüllen für Ihren Betrieb

Wozu ein Briefing gut ist

Ein Briefing ist die Aufgabenstellung an Ihren Webdesigner. Es ersetzt kein Gespräch, spart aber Rückfragen und Korrekturrunden, weil beide Seiten vom Gleichen sprechen. Eine bis zwei Seiten in Stichworten reichen.

Wichtiger als Vollständigkeit ist Genauigkeit. «Die Seite soll modern wirken» sagt dem Webdesigner wenig. «Wir wollen Anfragen für Küchen und Innenausbau, Besucher sollen uns anrufen oder ein Formular ausfüllen» sagt ihm, wohin die Seite führen muss. Wo Sie etwas noch nicht wissen, schreiben Sie «offen». Eine markierte Lücke hilft mehr als eine geratene Antwort.

Ein Briefing macht Offerten vergleichbar: Erhalten mehrere Anbieter dasselbe Dokument, rechnen sie dieselbe Aufgabe. Worauf es beim Vergleich ankommt, steht im Beitrag Was kostet eine Website.

Die Vorlage zum Ausfüllen

Kopieren Sie die Zeilen in ein Dokument und ergänzen Sie Ihre Antworten. Streichen Sie, was nicht zutrifft.

Füllen Sie die Teile in dieser Reihenfolge aus. Zuerst kommen Ziel und Angebot (Teile 2 und 4), weil sich alles andere daran ausrichtet. Danach folgen Zielgruppe, Material und Funktionen. Gestaltung und Rahmen kommen zuletzt, weil Sie dafür Beispiele ansehen und mit Ihrem Team sprechen können. Lassen Sie das Dokument einen Tag liegen und lesen Sie es noch einmal durch, bevor Sie es verschicken.

1. Betrieb

• Firmenname, Ort, Gründungsjahr: …
• Anzahl Mitarbeitende: …
• Ansprechperson für das Projekt (Name, Telefon, E-Mail): …

2. Ziel

• Hauptziel der Website in einem Satz: …
• Woran merken Sie, dass es funktioniert (zum Beispiel mehr Anfragen über das Formular): …

3. Zielgruppe

• Wer soll anfragen (Privatpersonen, Firmen, Gemeinden), und aus welcher Region: …
• Welche Fragen stellen Kunden, bevor sie anrufen: …

4. Angebot

• Leistungen, nach Wichtigkeit geordnet: …
• Was bieten Sie nicht an: …
• Was unterscheidet Sie von anderen Betrieben (nur Belegbares): …

5. Material

• Vorhandene Texte, Fotos und Logo (Datei oder Link): …
• Was fehlt, wer besorgt es, bis wann: …
• Referenzen oder Kundenstimmen, die Sie zeigen dürfen: …

6. Gestaltung

• Websites, die Ihnen gefallen, und warum: …
• Websites, die Ihnen nicht gefallen: …
• Farben, Schriften, bestehender Firmenauftritt: …

7. Funktionen und Technik

• Gewünschte Funktionen (Formular, Karte, Buchung, Shop, Sprachen): …
• Bestehende Domain und E-Mail-Adressen, und bei wem sie registriert sind: …
• Bestehende Website, die ersetzt wird: …

8. Rahmen

• Wunschtermin für die Aufschaltung und der Grund dafür: …
• Wer gibt Entwürfe frei: …
• Budgetrahmen: …
• Wer pflegt die Website danach: …

Ein Beispiel für eine Schreinerei

So könnte ein Anfang aussehen, erfunden zur Veranschaulichung für eine Schreinerei im Kanton Luzern:

• Hauptziel: Anfragen für Küchen und Innenausbau per Telefon und Formular.
• Zielgruppe: Hausbesitzer und Bauherrschaften in der Region Luzern.
• Leistungen nach Wichtigkeit: Küchen, Treppen, Möbel nach Mass, Reparaturen.
• Material: Fotos mehrerer Projekte vorhanden, Teamfoto und Texte fehlen.
• Gestaltung: ruhig, helle Flächen, viel Holz im Bild.
• Offen: Braucht jede Leistung eine eigene Seite? Das bespricht die Schreinerei mit dem Anbieter, Entscheidungshilfe bietet der Beitrag Onepager oder mehrere Seiten.

Typische Lücken, die später Zeit kosten

• Kein Hauptziel: Wenn alles gleich wichtig ist, richtet sich nichts nach dem Wichtigsten. Wählen Sie ein Ziel und ordnen Sie den Rest darunter ein.
• Unklar, wer entscheidet: Entwürfe wandern sonst durch viele Hände, und jede Person bringt neue Wünsche. Benennen Sie eine Person, die freigibt.
• Fehlendes Material nicht benannt: Texte und Fotos bestimmen den Zeitplan. Schreiben Sie hin, was fehlt und wer es bis wann besorgt.
• Keine Vorbilder: Ohne Beispiele rät der Webdesigner Ihren Geschmack. Zwei oder drei Websites, die Ihnen gefallen, sparen Entwurfsrunden.

Was Sie dem Briefing beilegen sollten

Legen Sie bei, was Sie schon haben: das Logo als Datei, Fotos in Originalgrösse, bestehende Prospekte und Texte, eine Liste der Verzeichnisse, in denen Ihr Betrieb steht. Fotos, die Sie nicht selbst gemacht haben, sind nur mit Erlaubnis des Urhebers verwendbar, geben Sie deshalb an, woher sie stammen. Wie gute Betriebsfotos entstehen, lesen Sie im Beitrag Fotos für die Firmenwebsite.

Sammeln Sie auch die Angaben fürs Impressum, also Firmenname, Adresse, Kontakt und, wenn vorhanden, die UID. Zugangsdaten und Passwörter gehören nicht ins Briefing und nicht ungeschützt in eine Mail. Besprechen Sie mit dem Anbieter, wie Sie diese sicher übergeben. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Vom Briefing zur Offerte

Edelweiss vermittelt Ihr Vorhaben an eine Agentur, die dazu passt. Für Sie ist das kostenlos, bezahlt werden wir von den Agenturen. Sie können Ihr Vorhaben in sechs Fragen beschreiben.

Wenn Sie zuerst Ihre heutige Seite ansehen lassen möchten, gibt es den kostenlosen Website-Check. Weitere Beiträge finden Sie in der Ratgeber-Übersicht.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein Briefing sein?

Eine bis zwei Seiten in Stichworten genügen. Wichtig sind Ziel, Angebot und Rahmen, Details zur Gestaltung klären sich im Gespräch.

Muss ich alles wissen, bevor ich das Briefing schreibe?

Nein. Schreiben Sie «offen» hin, wo Sie noch keine Antwort haben. Offene Punkte helfen dem Anbieter mehr als geratene Antworten, und sie lassen sich im Gespräch klären.

Brauche ich ein Briefing, wenn wir ohnehin telefonieren?

Ja, es verkürzt das Gespräch und hält fest, was besprochen wurde. Sie können es auch erst nach dem ersten Telefonat schreiben, als Zusammenfassung. Den ganzen Ablauf eines Projekts beschreibt der Beitrag Website erstellen lassen.

Was, wenn ich keine Fotos und Texte habe?

Dann schreiben Sie das ins Briefing. Fehlendes Material ist normal, es muss nur eingeplant werden. Texte lassen sich aus Ihren Antworten entwickeln, Fotos entstehen bei einem Termin im Betrieb.