E-Mail-Adresse mit eigener Domain einrichten

Warum die eigene Adresse Vertrauen schafft

Eine E-Mail wird zuerst am Absender gemessen, noch bevor jemand den Text liest. Bei einer Adresse mit Ihrer Domain sieht der Empfänger sofort, zu welcher Firma sie gehört, und sie passt zu Website, Visitenkarte und Fahrzeugbeschriftung. Eine Adresse bei einem allgemeinen, kostenlosen Anbieter wirkt dagegen privat. Sie lässt sich auch leichter verwechseln oder fälschen, und das fällt Kunden auf, die vor Betrugsmails gewarnt wurden.

Ein zweiter Grund liegt im Betrieb: Die Adresse gehört zur Domain, nicht zum Anbieter. Wechseln Sie später den Mail-Anbieter, behalten Sie Ihre Adressen. Und wenn jemand aus dem Team geht, bleibt «info@» oder «offerte@» in der Firma.

Eine eigene Adresse macht Sie nicht vertrauenswürdig. Sie nimmt dem Empfänger aber die Frage ab, ob die Mail echt ist.

Einrichten in sieben Schritten

1. Domain und Zugang klären. Sie brauchen Zugriff auf die DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Wie Sie die Domain richtig verwalten, steht in Domain registrieren und verwalten.
2. Postfach-Anbieter wählen. Möglich sind Postfächer im Hosting-Paket, ein spezialisierter Mail-Anbieter oder ein Büro-Paket mit Kalender und gemeinsamen Dokumenten. Achten Sie auf IMAP-Zugang, genügend Speicher, Spam-Filter, Support und darauf, wo die Mails gespeichert werden (siehe Hosting in der Schweiz). Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
3. Adressen festlegen. Persönliche Adressen (vorname.nachname@) und Funktionsadressen (info@, offerte@). Bestimmen Sie, wer eine Funktionsadresse liest und wer sie vertritt.
4. MX-Einträge setzen. Der Anbieter nennt Ihnen die Werte, Sie tragen sie bei der Domain ein. Damit bestimmen Sie, wohin Ihre Mails geliefert werden.
5. SPF, DKIM und DMARC eintragen (nächster Abschnitt).
6. Geräte einrichten. Nehmen Sie IMAP statt POP3. Dann zeigen Computer und Handy denselben Stand, und eine gelesene oder gelöschte Mail ist überall gelesen oder gelöscht. Die meisten Anbieter liefern dafür eine Anleitung.
7. Testen, wie im übernächsten Abschnitt beschrieben.

SPF, DKIM und DMARC kurz erklärt

Die drei Einträge sorgen dafür, dass Empfänger Ihre Mails als echt erkennen. Stellen Sie sich eine Postkontrolle vor, die Absender prüft:

• SPF ist die Liste der Server, die in Ihrem Namen Mails senden dürfen. Es ist ein Texteintrag (TXT) der Domain, der mit «v=spf1» beginnt. Pro Domain darf es nur einen geben. Nutzen Sie mehrere Dienste, zum Beispiel Mail-Anbieter, Newsletter und Rechnungsprogramm, gehören alle in diesen einen Eintrag.
• DKIM ist die digitale Unterschrift. Ihr Mail-Anbieter unterschreibt jede ausgehende Mail, der öffentliche Schlüssel steht bei der Domain. So kann der Empfänger prüfen, dass die Mail wirklich aus Ihrem System kam und unterwegs nicht verändert wurde. Namen und Wert des Eintrags liefert der Anbieter.
• DMARC ist die Anweisung an den Empfänger: Was soll er tun, wenn SPF und DKIM nicht stimmen? «none» heisst nur beobachten, «quarantine» heisst in den Spam-Ordner, «reject» heisst abweisen. Auf Wunsch erhalten Sie Berichte darüber, wer in Ihrem Namen Mails verschickt. Der Eintrag liegt unter dem Namen «_dmarc» Ihrer Domain und beginnt mit «v=DMARC1».

Als Start empfiehlt sich DMARC mit «none» und einer Berichtsadresse. Bestehen nach einigen Wochen alle Ihre eigenen Absender, stellen Sie die Regel strenger.

Der Aufwand lohnt sich, weil Ihre Mails ohne diese Einträge eher im Spam landen und Betrüger leichter in Ihrem Namen schreiben können. Grosse Mailanbieter prüfen diese Einträge.

So prüfen Sie, ob alles stimmt

1. Senden Sie eine Testmail an eine private Adresse bei einem anderen Anbieter.
2. Landet sie im Posteingang oder im Spam-Ordner?
3. Öffnen Sie in der Testmail die vollständige Kopfzeile (oft «Original anzeigen» oder «Quelltext»). Suchen Sie nach «spf=pass», «dkim=pass» und «dmarc=pass».
4. Antworten Sie auf die Testmail. Kommt die Antwort in Ihrem Postfach an?
5. Senden Sie eine weitere Testmail vom Handy.
6. Wiederholen Sie die Tests nach jeder Änderung an der Domain, am Newsletter oder am Rechnungsprogramm.

Ein häufiger Stolperstein: Das Kontaktformular der Website verschickt seine Mails über den Webserver, der im SPF-Eintrag nicht steht. Die Folge sind Anfragen, die im Spam landen oder gar nicht ankommen, ohne dass es jemand merkt. Testen Sie das Formular deshalb nach jeder Änderung und lassen Sie es über das Postfach der Domain versenden. Mehr zum Formular steht in Kontaktformular optimieren.

Wenn der ganze Auftritt stimmen soll

Eine eigene Adresse ist ein Baustein unter mehreren. Wie eine Website insgesamt Vertrauen aufbaut, lesen Sie in Vertrauen auf der Website. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Seite heute steht, nutzen Sie den kostenlosen Website-Check. Edelweiss vermittelt Ihr Vorhaben an eine Agentur, die dazu passt. Für Sie ist das kostenlos, bezahlt werden wir von den Agenturen. Sie können Ihr Vorhaben in sechs Fragen beschreiben. Weitere Beiträge: Ratgeber-Übersicht.

Häufige Fragen

Kann ich die Adresse auf Handy und Computer gleichzeitig nutzen?

Ja, wenn Sie das Postfach per IMAP einrichten. Alle Geräte zeigen dann denselben Stand, und gesendete Mails erscheinen überall.

Was mache ich mit meiner alten kostenlosen Adresse?

Lassen Sie sie eine Zeit lang parallel laufen und richten Sie eine Weiterleitung auf die neue Adresse ein. Teilen Sie die neue Adresse Ihren Kontakten mit und tragen Sie sie in Signatur, Website und Google-Profil ein. Schliessen Sie die alte erst, wenn dort kaum noch Post eintrifft.

Brauche ich DMARC als kleiner Betrieb?

Verbindlich ist es für einen kleinen Betrieb in der Regel nicht, empfohlen aber schon. Der Eintrag schützt Ihre Domain vor Missbrauch und hilft, dass Ihre Mails ankommen. Beginnen Sie mit der Einstellung «none» und stellen Sie sie später strenger.

Wie viele Postfächer brauche ich?

Eines pro Person, die regelmässig Mails schreibt, und dazu eine Funktionsadresse wie info@. Zusätzliche Adressen lassen sich oft als Alias auf ein bestehendes Postfach legen und brauchen dann kein eigenes Postfach.